(BPAD, Jakarta) Pada hari Kamis, 26 November 2020 telah dilaksanakan sosialisasi penggunaan sistem e-UPB (e-Usulan Pengurus Barang) kepada seluruh Perangkat Daerah/Unit Kerja pada Perangkat Daerah bertepatan dengan diterbitkannya Instruksi Sekretaris Daerah Nomor 107 Tahun 2020 tentang Pengusulan Calon Pengurus Barang, Pengurus Barang Pembantu dan Atasan Langsungnya Tahun Anggaran 2021 Secara Elektronik.
Acara dibuka oleh Dr. Sriyeti, M.Hum. selaku Kepala Sub Bidang Pembinaan yang bertanggungjawab atas pelaksanaan penetapan Pengurus Barang dan/atau Pengurus Barang Pembantu. Paparan terkait dasar hukum Instruksi Sekretaris Daerah tersebut disampaikan oleh Riana Nurvianida dan Nindya Viani selaku staf sub-bidang Pembinaan, kemudian dilanjutkan dengan paparan uji coba sistem e-UPB yang disampaikan oleh Cucu Supriatna selaku tenaga ahli programmer dari sub bidang Data dan Informasi.
Syarat pengusulan calon Pengurus Barang dan/atau Pengurus Barang Pembantu tidak jauh berbeda dengan tahun sebelumnya, hanya saja teknis pelaksanaannya diakomodir melalui sistem e-UPB, Sistem yang dikembangkan oleh sub bidang Data dan Informasi atas hasil koordinasi dengan sub bidang Pembinaan selaku pengampu ini, diharapkan menjadi terobosan baru yang memudahkan pengusulan berkas calon maupun memudahkan verifikasi dan validasi usulan oleh BPAD maupun Tim Peneliti (BKD, Inspektorat, dan Biro Hukum) agar dapat dilakukan secara simultan sehingga proses lebih cepat. Meskipun demikian, berkas asli yang bertandatangan basah tetap wajib dikirimkan ke BPAD untuk menghindari adanya pemalsuan dokumen sehingga berkas tersebut dibutuhkan untuk dokumentasi secara fisik agar dapat diperiksa keasliannya.
Selain itu, penggunaan sistem ini juga ditujukan untuk menyelesaikan berbagai masalah yang kerap terjadi pada tahun-tahun sebelumnya diantaranya adalah:
- Kekurangan atau kesalahan dalam pengusulan sehingga berkas dikembalikan lagi setelah dikirim ke BPAD. Melalui sistem, penanggungjawab dari masing-masing Perangkat Daerah dapat langsung memeriksa dan menginformasikan kepada pengusul dengan cepat.
- Penggunaan kertas yang sangat banyak, dengan pengajuan melalui sistem maka berkas yang tidak bertandatangan basah cukup diunggah melalui sistem saja dan terdokumentasi secara digital.
- Pengusulan dari masing-masing Unit Kerja pada Perangkat Daerah tidak diketahui oleh Kepala Perangkat Daerah sehingga tidak satu pintu.
- Berkas yang terlambat perlu diantar ke Tim Peneliti untuk diverifikasi sehingga cukup memakan waktu. Dengan sistem, diharapkan pengajuan dari seluruh Perangkat Daerah/Unit Kerja pada Perangkat Daerah akan lebih disiplin dan Tim Peneliti juga dapat melaksanakan verifikasi dan validasi usulan dengan mudah di mana saja dan kapan saja melalui sistem.
- Berita Acara Penelitian dan Lampiran Keputusan Gubernur untuk Penetapan Pengurus Barang dan Pengurus Barang Pembantu disusun secara manual, kini telah dapat dicetak melalui sistem sehingga mempermudah pekerjaan dan mempersingkat proses.
Ke depannya, Startup Aset 4.0 akan terus dikembangkan demi pengelolaan barang milik daerah yang lebih efektif, efisien, dan akuntabel demi meraih opini Wajar Tanpa Pengecualian dari BPK RI setiap tahunnya. Tentu saja, keberhasilan ini bukan hanya kerja keras dari BPAD saja namun juga seluruh jajaran Perangkat Daerah/Unit Kerja pada Perangkat Daerah yang sangat antusias dan sanggup beradaptasi terhadap reformasi birokrasi yang kini sudah berlandaskan teknologi maju. Selain itu, penerapan sistem ini juga sangat mendukung penyelesaian pandemi Covid-19 karena dapat meminimalisir interaksi atau kontak langsung baik antar pegawai maupun dengan dokumen.
File pendukung pelaksanaan pengusulan:
- Instruksi Sekretaris Daerah Nomor 107 Tahun 2020
- Alur Singkat e-UPB
- Manual Book e-UPB
- Berkas Dokumen Pendukung
Akses sistem e-UPB:
aset.jakarta.go.id - pilih sub menu Pembinaan - pilih e-UPB
atau
https://simaster.jakarta.go.id/eupb/