Sistem informasi yang menfasilitasi pemutakhiran data dan dokumen yang difokuskan pada KIB A, untuk melengkapi seluruh digitalisasi data dan dokumen tanah yang terdapat di Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.

Dokumen tanah yang tidak termasuk kedalam kategori tidak ada sertifikat adalah SPH, GIRIK, Verponding Indonesia, Eigendom, HPL, BAST, PBB, SHGB, Kwitansi, Dokumen Pendukung, Akta Jual Beli, SHM dan SIPPT.

Data yang perlu dimutakhirkan yaitu kelengkapan dokumen, alamat, ukuran dan penggunaan tanah.

Data yang sudah divalidasi oleh P3B tidak dapat di un-validasi.

Upload dokumen dilakukan baik memiliki sertifikat maupun tidak memiliki sertifikat. Jika memilih tidak ada sertifikat, maka file dokumen dapat diupload lebih dari satu jenis.

Usulan pemutakhiran dokumen dapat disimpan sementara jika sewaktu-waktu ingin diubah oleh Pengurus Barang dengan menekan tombol “Simpan”. Jika sudah tidak ada yang perlu diubah, maka tekan tombol “Kirim” untuk divalidasi oleh P3B.

Jika usulan pemutakhiran dokumen ditolak oleh P3B, maka data usulan akan dikirim kembali ke akun Pengurus Barang untuk diperbaiki.

Jika terdapat pencatatan ganda, maka SKPD/UKPD harus menyelesaikan persoalan pencatatan ganda terlebih dahulu dengan Bidang Penatausahaan Aset. Jika sudah, maka yang seharusnya melakukan pemutakhiran adalah SKPD/UKPD yang mencatat tanah tersebut didalam KIB.

Jika SKPD/UKPD tidak memiliki dokumen tanah, maka dapat mengontak Sub Bidang Dokumentasi mengenai keberadaan dokumen tanah.

Jika tidak memiliki dokumen sama sekali, maka SKPD/UKPD wajib melakukan upload surat yang menyatakan SKPD/UKPD tersebut tidak memiliki dokumen sertifikat atau/dan dokumen non-sertifikat. Surat pernyataan harus ditanda tangan oleh Kepala SKPD/UKPD dan diupload kedalam sistem.

Dokumen yang perlu dimutakhirkan adalah dokumen tanah KIB A. Baik yang memiliki sertifikat maupun yang tidak ada sertifikat.

Pemutakhiran dokumen dilakukan oleh seluruh SKPD/UKPD yang memiliki aset tanah di lingkungan Provinsi DKI Jakarta.

Penginputan data dilakukan oleh Pengurus Barang SKPD/UKPD dengan menggunakan user Kolok SKPD/UKPD 5 digit + F. Contoh : User Pengurus Barang BPAD adalah 00385F

User yang dapat melakukan pemutakhiran dokumen adalah user P3B dengan login menggunakan akun Kolok SKPD/UKPD 5 digit + D. Contoh : Akun miliki user P3B BPAD adalah 00385D.